Groupe RoussoRendre l'évaluation du temps d'intervention plus efficace
Outil d’évaluation du temps pour Groupe Rousso
20 à 50
Employés
Ventilation et climatisation
Industrie
Longueuil
Siège social
L’entreprise
Fondé en 1970, Groupe Rousso fournit des services d’installation, de maintenance et de nettoyage de produits de ventilation et de climatisation, pour des clients commerciaux et résidentiels.
La vie avant Connect it
La problématique
Pour une entreprise de services sur la route comme le Groupe Rousso, l’évaluation précise du temps requis pour effectuer les services chez chaque client est une étape cruciale pour son bon fonctionnement.
D’une part, une surévaluation signifie des pertes de temps et une réduction du nombre de clients pouvant être desservis dans une journée. Cela entraîne donc une hausse de coûts, car les employés sont payés à attendre entre chaque client et une diminution des revenus par employé.
D’autre part, une sous-évaluation du temps requis nécessite soit l’annulation et le report des prestations de services chez certains clients afin de garder une bonne qualité de service. Cela entraîne à son tour des pertes de temps pour l’équipe de gestion qui doit jongler avec les horaires, en plus d’une mauvaise image de marque auprès des clients qui voient leur rendez-vous reporté.
De plus, l’évaluation du temps sert aussi à déterminer le prix qui sera chargé au client. C’est donc une raison de plus pour s’assurer d’avoir une estimation juste.
Chez Groupe Rousso, l’évaluation du temps était faite par des évaluateurs qui se rendaient chez les clients, grille d’évaluation papier en main, pour estimer le temps requis en fonction des équipements. De retour au bureau, chaque évaluateur estimait manuellement le temps requis en se fiant à son expérience en matière de soumission acquise au travers des projets réalisés auparavant.
Sans données fiables sur lesquelles baser les évaluations, celles-ci variaient grandement d’un évaluateur à un autre selon son degré d’expertise. Aussi, il y avait souvent un large écart entre le temps estimé et le temps réel pour accomplir les travaux.
Pour les projets complexes, le délai entre la demande de soumission du client et l’envoi de la soumission au client était d’environ une semaine. Cela s’explique par la longueur du processus, qui va comme suit :
- Réception de la demande de soumission du client
- Détermination du type de client
- Remplissage et envoi du formulaire
- Évaluation préliminaire de la complexité
- Impression de la grille d’évaluation technique
- Évaluation technique
- Calcul du temps d’intervention requis
- Remplissage et envoi du rapport d’évaluation technique
Les objectifs du mandat :
-
Diminuer le délai moyen de production d’une soumission à 48h.
-
Augmenter la fiabilité et l’uniformité des évaluations pour atteindre un écart entre le temps estimé et le temps réel de 5%.
-
Augmenter l’accessibilité à l’information et éliminer l’utilisation de documents papier du processus d’évaluation du temps.
Nous avons identifié quatre sources de problèmes dans le processus d’évaluation du temps d’intervention chez Groupe Rousso :
- La saisie des informations de chaque client est répétée plusieurs fois dans le processus.
- Les rapports sont rédigés à la main par les évaluateurs pour chaque client.
- Le calcul du temps requis est plutôt arbitraire et manque de précision.
- L’utilisation du format papier rend l’accès à l’information difficile et oblige la saisie manuelle de l’information.
La solution mise en œuvre
Créer une application web sur mesure pour rendre l’évaluation du temps d’intervention plus efficace et précise
Notre analyse nous a amenée à développer une application web pour numériser le processus grâce aux fonctionnalités suivantes :
- Création d’une fiche client numérique qui servira de source unique d’information.
- Création d’une grille de calcul du temps d’intervention plus précise.
- Génération automatique de rapports à partir de la grille de calcul.
- Stockage des informations dans une base de données accessible facilement.
Cette application est optimisée pour iPad, donc lorsque les évaluateurs se rendent chez les clients, ils peuvent entrer directement toutes les informations nécessaires dans l’application par l’entremise de leur tablette.
Fini l’utilisation du papier! Les équipements des clients et les tâches à effectuer sont désormais entrées à même la grille de calcul dans l’application, sans avoir à revenir au bureau. Le tout est stocké dans un serveur infonuagique, ce qui permet d’avoir accès aux données des clients en tout temps, de n’importe où.
Un algorithme calcule automatiquement le temps d’intervention requis à partir des informations entrées par l’évaluateur. Ce dernier se base sur les interventions réalisées par le passé, ainsi que sur les feuilles de temps des techniciens, pour faire une estimation de haute précision. Finalement, le rapport d’évaluation technique est généré automatiquement pour clore le processus.
Les résultats à la suite de l’implantation
57%
d’économies de temps
56%
de réduction des coûts
