SD MaintenanceOu comment éliminer 99% des erreurs grâce à l'automatisation
Automatisation de la paie chez SD Maintenance
Sébastien
Propriétaire
100 à 250
Employés
Entretien ménager commercial
Industrie
Québec
Siège social
L’entreprise
La vie avant Connect it
Historiquement, SD Maintenance faisait appel à une technicienne comptable pour recopier les informations de paie d’un système à l’autre.
Chaque deux semaines, celle-ci devait :
- Recopier les informations des horaires d’Agendrix vers Employeur D, une par une, pour chaque employé
- Extraire le détail d’Agendrix sous format Excel et le copier dans un autre fichier Excel « Calculateur »
- Recopier les totaux des coûts de paie d’Employeur D (salaires, DAS, comité paritaire) dans le Calculateur
- Copier les noms des ressources d’Agendrix pour faire l’appariement avec les projets de Zoho Books
- Lancer la macro du Calculateur pour générer 2 tableaux :
- Les écritures comptables de la paie
- Le total des coûts par projet
- Importer les écritures comptables dans Zoho Books
Vous êtes toujours là ? 😅
Tout ce processus prenait plus de 8h chaque 2 semaines. En regardant de plus près, nous avons réalisé qu’au cours des dernières années, les erreurs d’entrées manuelles représentaient plusieurs milliers de dollars de salaires versés en trop aux employés.
Il faut dire que la technicienne comptable, la comptable, Sébastien, et toute personne touchant de près ou de loin à la paie avait une migraine à la fin de la journée 🤕
Les objectifs du mandat :
- Simplifier le processus de paie et le rendre plus efficace
- Éliminer les entrées manuelles
- Améliorer la précision de la répartition des coûts par projet
La solution mise en œuvre
Créer une application web sur mesure permettant de gérer la paie
Cette application est en mesure de :
- Importer automatiquement les informations d’Agendrix
- Synchroniser automatiquement les projets de Zoho Books et les ressources d’Agendrix
- Générer un fichier pouvant être importé dans Employeur D pour faire l’entrée des paies
- Répartir les coûts de la paie en différents postes de dépense
- Générer un fichier d’écritures comptables à importer dans Zoho Books
L’application permet de réduire fortement la charge de travail de la technicienne comptable. La création d’un fichier pouvant être importé dans Employeur D permet d’éviter toutes les saisies manuelles et donc 99% des erreurs. Celle-ci n’a plus qu’à effectuer un travail de validation, et non plus d’entrée de données.
La synchronisation des projets entre Zoho Books et les ressources d’Agendrix est un petit élément qui fait une énorme différence. Auparavant, il fallait manuellement associer les titres des ressources Agendrix et des projets Zoho Books. Le problème ? Encore une fois, les erreurs de saisie ! Maintenant, les projets et ressources sont parfaitement synchronisés.
La répartition des coûts de la paie en différents postes de dépenses permet d’être plus précis dans les écritures comptables : on peut maintenant imputer les coûts des vacances, des fériés, des maladies, et davantage pour chaque projet.
Le plus beau dans cette application ? Puisque toutes les données sont centralisées, on peut maintenant s’y référer pour créer des tableaux de bords et des visualisations de données comme la rentabilité par projet ! Un point de plus pour l’intelligence d’affaires !
Les résultats à la suite de l’implantation
99%
des erreurs éliminées
-88%
du temps nécessaire pour traiter la paie
19 700 $
d’économie annuelle moyenne liée à la paie
@&$%! que c’est malade gang. C’est tellement plus simple. Moi c’est pas compliqué, je considère que j’ai un abonnement à vie à Connect it.
-Sébastien, propriétaire satisfait
