Cap CantonsCréation d'un tableau de bord centralisé et prévision de l'achalandage
Prévisions d’achalandage pour Cap Cantons
5 à 20
Employés
Restauration, microbrasserie et hôtellerie
Industrie
Magog
Siège social
L’entreprise
Cap Cantons est un regroupement de 8 établissements des domaines de la restauration, de l’hôtellerie et de la microbrasserie, dans les Cantons-de-l’Est.
La vie avant Connect it
La problématique
Un des plus grands défis en restauration est la prévision de l’achalandage. Au fil des saisons, selon le jour de la semaine, l’heure, la météo et les événements, le nombre de clients dans les salles à manger varie grandement. Il devient alors très difficile de faire la gestion de l’inventaire et des horaires de travail des employés.
Si on sous-estime l’achalandage, il n’y a pas assez de personnel pour répondre à la demande dans des délais raisonnables, ce qui affecte la qualité du service et l’image de marque des établissements. Si au contraire, on surestime l’achalandage et qu’on a trop de personnel pour la quantité de clients, on fait alors des dépenses salariales inutiles, ce qui gruge dans la marge bénéficiaire.
Chez Cap Cantons, on s’efforçait de faire les meilleures analyses possibles pour avoir une vue d’ensemble sur la performance des établissements en compilant manuellement les données issues des rapports de ventes de Maître D, un outil de point de vente, dans des fichiers Excel. Cela permettait de mesurer la performance des établissements et d’évaluer l’atteinte des objectifs budgétaires. Cependant, cela prenait énormément de temps, augmentait le risque d’erreur, limitait la portée des analyses et rendait la gestion des documents plus complexe. De plus, le partage des analyses aux gestionnaires des établissements se faisait par courriel, ce qui prenait aussi beaucoup de temps.
Les objectifs :
L’objectif principal est de créer un tableau de bord centralisé pour fournir des analyse descriptives et prescriptives aux gestionnaires de chaque établissement et leur permettre d’optimiser leurs tâches administratives et la gestion des horaires. Les sous-objectifs du projet sont les suivants :
- Optimiser les prévisions d’achalandage.
- Comparer facilement la performance entre les établissements.
- Mieux communiquer l’information entre les différents restaurants.
- Centraliser les données de tous les établissements dans une seule base de données.
Notre analyse
Lors de notre analyse, nous avons identifié plusieurs défis techniques à surmonter pour réaliser ce projet de transformation numérique. Pour atteindre nos objectifs, il était tout d’abord essentiel de collecter, stocker et structurer les données provenant de 5 différentes sources, soit :
- Libro pour les réservations
- Maître D pour les données historiques de ventes et d’achalandage
- Google Calendar pour l’horaire des événements spéciaux
- Agendrix pour les horaires des employés
- Météo Media pour les heures d’ensoleillement et la météo
De plus, certaines de ces applications étaient hébergées sur un serveur physique dans chaque établissement, ce qui augmente la complexité et multiplie les sources de données.
La solution mise en œuvre
Créer un tableau de bord centralisé pour analyser les données et prédire l’achalandage.
D’abord, nous avons centralisé les informations des différentes applications dans un entrepôt de données centralisé. Celui-ci est mis à jour automatiquement et permet de simplifier l’accès aux données et sert de source de vérité unique sur laquelle appuyer les décisions.
Ensuite, nous avons créé un tableau de bord unifié, grâce à un outil d’intelligence d’affaires moderne. Celui-ci est et accessible aux gestionnaires de tous les établissements et permet de garder un œil sur les indicateurs de performance et d’analyser les données facilement à un seul endroit. L’outil permet aussi de faire des comparaisons et de mieux comprendre les données grâce à des graphiques et autres visualisations.
Finalement, nous avons utilisé les données collectées pour créer un modèle prédictif de l’achalandage. Celui-ci permet d’identifier les quarts de travail à risque d’être en sureffectif ou en sous-effectif, et ainsi ajuster les horaires en conséquence
Les résultats à la suite de l’implantation
100%
d’économies de temps de compilation des données
3 heures
par semaine récupérées par le département comptable
