SOLEA Maintenance
Comment éliminer 99% des erreurs grâce à l'automatisation
Développement d'une application web sur mesure automatisant le processus de paie, éliminant les saisies manuelles et centralisant les données pour l'intelligence d'affaires.
Informations client
La vie avant Connect it
SOLEA réinvente l'industrie de l'entretien ménager commercial en misant sur la confiance et l'autonomie de ses humains, ainsi que sur l'innovation sociale et technologique. Présente partout au Québec, l'entreprise compte plus d'une centaine de préposés à l'entretien ménager qui travaillent de concert avec une équipe de coordonnateurs.
Historiquement, SOLEA faisait appel à une technicienne comptable pour recopier les informations de paie d'un système à l'autre. Chaque deux semaines, celle-ci devait recopier les informations des horaires d'Agendrix vers Employeur D une par une, extraire le détail sous format Excel, recopier les totaux des coûts de paie, copier les noms des ressources pour faire l'appariement avec les projets de Zoho Books, lancer une macro pour générer les écritures comptables et le total des coûts par projet, puis importer le tout dans Zoho Books.
Tout ce processus prenait plus de 8h chaque 2 semaines. En regardant de plus près, les erreurs d'entrées manuelles représentaient plusieurs milliers de dollars de salaires versés en trop aux employés.
Défis principaux
La solution mise en œuvre
Création d'une application web sur mesure permettant de gérer la paie de bout en bout.
L'application permet de réduire fortement la charge de travail de la technicienne comptable. La création d'un fichier pouvant être importé dans Employeur D permet d'éviter toutes les saisies manuelles et donc 99% des erreurs. Celle-ci n'a plus qu'à effectuer un travail de validation, et non plus d'entrée de données.
La synchronisation des projets entre Zoho Books et les ressources d'Agendrix élimine les erreurs de saisie liées à l'appariement manuel. Les projets et ressources sont maintenant parfaitement synchronisés.
Puisque toutes les données sont centralisées, on peut maintenant s'y référer pour créer des tableaux de bord et des visualisations de données comme la rentabilité par projet. Un point de plus pour l'intelligence d'affaires!
Import automatique depuis Agendrix
Les informations de paie sont importées automatiquement depuis Agendrix, éliminant toute recopie manuelle.
Synchronisation Zoho Books & Agendrix
Les projets de Zoho Books et les ressources d'Agendrix sont synchronisés automatiquement, éliminant les erreurs d'appariement.
Génération de fichiers d'import Employeur D
Un fichier prêt à être importé dans Employeur D est généré automatiquement pour l'entrée des paies.
Répartition des coûts par projet
Les coûts de la paie sont répartis en différents postes de dépense (vacances, fériés, maladies) pour chaque projet, permettant des écritures comptables plus précises.
Les résultats à la suite de l'implantation
L'application a transformé un processus manuel fastidieux de plus de 8h en un flux automatisé fiable, permettant à la technicienne comptable de se concentrer sur la validation plutôt que sur la saisie de données. La centralisation des données ouvre également la porte à l'intelligence d'affaires avec des tableaux de bord de rentabilité par projet.
@&$%! que c'est malade gang. C'est tellement plus simple. Moi c'est pas compliqué, je considère que j'ai un abonnement à vie à Connect it.
Technologies utilisées
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